portalfox ist das sichere Portal für Ihre Organisation: verschlüsselter Austausch von Dokumenten und Nachrichten, gezieltes Anfordern von Unterlagen und ein Bearbeitungsstand, den Ihre Kunden selbst verfolgen – DSGVO-konform, gehostet in Deutschland.
Vom ersten Kontakt bis zum Abschluss: Dokumente, Kommunikation und Fortschritt – verzahnt und verschlüsselt.
Nachrichten je Vorgang gebündelt statt unsicherer E-Mail – mit Lesebestätigung und Push-Benachrichtigung.
Chat je VorgangBeidseitiger Upload, automatisch AES-256-verschlüsselt. Der Originalname bleibt revisionssicher erhalten.
BeidseitigFehlende Dokumente gezielt anfordern – der Kunde sieht einen deutlichen Hinweis mit Direkt-Upload.
Weniger NachhakenIhre Kunden verfolgen den Fortschritt wie eine Sendungsverfolgung – inklusive Benachrichtigung bei jedem Schritt.
TransparenzBuchbare Zeitfenster anbieten, die Kunden selbst buchen – auf Wunsch als Videogespräch.
Slots & VideoJeder Vorgang als kleines, revisionssicheres Archiv: automatische Sortierung in einen aufklappbaren Ordnerbaum.
OrdnungDokumente rechtsverbindlich digital unterschreiben lassen – mit revisionssicherem Nachweis. Kein Postweg.
E-SignaturStellen Sie eine Frage zu einem Vorgang und erhalten Sie eine Antwort aus den eigenen Dokumenten – mit Fundstellen, rein lokal.
On-PremiseInteressenten melden sich über ein öffentliches Formular. Mit einem Klick wird daraus ein Kundenkonto.
Mehr AnfragenKunden hinterlegen Testament, Vollmacht & Policen verschlüsselt und benennen Vertrauenspersonen, die im Ernstfall Zugriff erhalten – mit Bestätigung & Karenzzeit.
Für den ErnstfallAblauf- und Verlängerungsdaten (Police, Ausweis, Vertrag, TÜV …) mit Ampel und rechtzeitiger Erinnerung – für beide Seiten, kein Termin geht mehr unter.
Nie mehr verpassenMagic-Link per E-Mail oder SMS: Ein Klick genügt. Gerade für weniger technikaffine Kunden – deutlich weniger Absprünge beim Login.
Magic-LinkEigener Formular-Baukasten für Schadensmeldung, Bedarfsanalyse & Co. – strukturierte, auswertbare Daten plus PDF statt loser Datei-Uploads.
BaukastenOb Testamente, Policen oder Verträge – Datenschutz ist keine Zusatzoption, sondern die Grundlage. Bei portalfox bleibt alles in Deutschland und in Ihrer Hand.
Keine US-Cloud, kein Drittland. Ihre Daten liegen auf einem deutschen Server – DSGVO-konform.
Alle Dokumente werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, jeder Zugriff protokolliert.
Strikte Trennung: jede Organisation erhält eine eigene Datenbank, einen eigenen Schlüssel und eine eigene Subdomain.
Jede Aktion in einer fälschungssicheren Hash-Kette protokolliert, Zwei-Faktor-Anmeldung inklusive.
Name, Wunsch-Adresse und E-Mail angeben. Sie richten Ihr Portal in wenigen Minuten selbst ein.
Wir erstellen automatisch Ihre eigene, isolierte Umgebung – mit eigener Subdomain und eigenem Branding.
Kunden einladen, Dokumente austauschen, Vorgänge führen – als App auf Handy und Desktop.
Transparent pro Organisation. Preis auf Anfrage · jederzeit erweiterbar · monatlich kündbar.
Alle Preise netto zzgl. USt. Alle Pakete: DSGVO-konform, in Deutschland gehostet, eigene Datenbank & Branding je Organisation. Monatlich kündbar.
Registrieren Sie Ihre Organisation – in wenigen Minuten startklar, ohne Installation.
portalfox ist ein Kundenportal von hubfox. Organisationen tauschen darüber Dokumente und Nachrichten mit ihren Kunden aus, fordern fehlende Unterlagen gezielt an und zeigen den Bearbeitungsstand eines Vorgangs. Kunden laden selbst hoch und sehen, was noch offen ist.
Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland. Jede Organisation erhält eine eigene Datenbank, einen eigenen Schlüssel und eine eigene Subdomain. Dokumente werden mit AES-256-GCM verschlüsselt abgelegt.
Unterlagen, Nachrichten und Bearbeitungsstand sind einem Vorgang zugeordnet statt über Postfächer und Ordner verteilt. Der Zugriff erfordert eine Anmeldung, jede Aktion wird protokolliert, und E-Mail-Benachrichtigungen enthalten nur einen Hinweis, keine Inhalte. Dateien bis 250 Megabyte lassen sich in beide Richtungen austauschen.
Nein. Kunden können sich über einen Anmeldelink per E-Mail oder SMS anmelden. Wer nur ein Dokument unterschreiben soll, erhält einen Einmalzugang ohne Konto. Das Portal läuft im Browser und lässt sich zusätzlich als App auf Handy und Desktop installieren.
Ja. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird im Portal selbst abgeschlossen und ist dort jederzeit als Dokument abrufbar.
Zugang und Preis gibt es auf Anfrage über kontakt@hubfox.de. Die Organisation wird mit eigener Adresse, eigenem Logo und eigenen Farben eingerichtet.
Welche Pflichten die DSGVO an ein Kundenportal stellt: Auftragsverarbeitung, Verschlüsselung, Voreinstellungen, Löschung und Serverstandort, mit Fundstellen.
Wenn Unterlagen nicht in die E-Mail passen: welche Wege es gibt, was die Datenschutzaufsicht zur E-Mail sagt und worauf Sie bei Freigabelinks achten.
Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur: wann welche genügt, wann Schriftform gilt und was als Nachweis dokumentiert werden sollte.